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CONTAX Schwipp & Stille
Steuerberater

Markus Stille

Feldstraße 77
44141 Dortmund

Tel: 0231 9651010

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www.contax-oil.de

Steuertipps für Ihre Tankstelle

Heute: Manipulation – Was an Routinekontrollen durchgeführt werden sollte

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – auch der Tankstellenbetreiber tut gut daran, sich an diese Weisheit zu halten. Schnell sind viele Euros verloren, manchmal auch, weil sich Mitarbeiter an der Kasse vergehen. Um Ärger vorzubeugen, sollten einige Routinekontrollen in der Station regelmäßig durchgeführt werden. Markus Stille, Steuerberater und Fachmann für die Tankstellenbranche, erläutert die unterschiedlichen Bereiche, die Tankstellenbetreiber beachten sollten.

Gutscheine

Oft scheint es, als würden mehr Gutscheine eingelöst werden als tatsächlich verkauft wurden. Dies kommt daher, dass das Geld für einen verkauften Gutschein nicht ordnungsgemäß in der Kasse erfasst wird. Durch einen kleinen Trick kann solch ein Betrug vermieden werden. Der Gutschein sollte für den Kunden grundsätzlich nur mit einem Kassenbeleg gültig sein. Den Beleg einfach an den eigentlichen Gutschein heften – fertig. Zusätzliche Sicherheit gibt ein händisch geführtes Gutscheinbuch. Dabei wird jedem Gutschein eine Nummer zugeordnet, die neben dem Datum und Geldwert eingetragen wird. Wird der Gutschein eingelöst, können Wert und Nummer kontrolliert werden. Mit einem beigefügten Kassenbeleg wird eine doppelte Absicherung vor Manipulation erreicht. Sichere, moderne Lösungen sind Gutscheinkarten, die mit dem gewünschten Betrag aufgeladen werden oder eine Gutscheinverwaltung über das Kassensystem, bei der für den Gutschein ein spezieller Barcode generiert wird.

Telefonkarten und Wertkarten

Auch bei Telefon- und Wertkarten ist Vorsicht geboten. Denn die Aufladecodes werden über ein eigenes Terminal generiert und erst anschließend in die Kasse eingegeben. Dementsprechend sollte jeden Abend kontrolliert werden, ob die Umsätze laut Terminal mit den Umsätzen laut Kasse übereinstimmen. Um die Manipulationen zu erschweren sind Kassensystemhersteller derzeit dabei, das Terminal für die Telefon- und Wertkarten in das Kassensystem zu integrieren. Betrugsfälle mit Telefonkarten sind vor allem ein Problem der letzten Zeit geworden. Auch geben sich skrupellose Personen am Telefon als Mitarbeiter einer Wartungsfirma aus und üben trickreich Druck auf Tankstellenmitarbeiter aus. Diese generieren schließlich entsprechende Codes und geben diese an die Betrüger heraus. Auf diese Weise wurden bereits große Beträge ergaunert. Deshalb sollten hier die Mitarbeiter regelmäßig an das richtige Verhalten erinnert werden.

Autowaschanlagen

Ähnlich zu den Telefonkarten verhält es sich mit dem Verkauf von Wäschen. Kauft ein Kunde eine Autowäsche, bekommt er einen Zahlencode oder eine Codekarte für die Waschanlage ausgehändigt. Auch hier wird diese meist nicht über die Kasse sondern über ein Terminal erstellt, also über ein System, das neben der Kasse läuft. Betrug ist hier ein leichtes Spiel. Deswegen muss auch hier am Ende des Tages kontrolliert werden, wie viele Wäschen verkauft und gebucht wurden.

Stornos und Warenrücknahme

Schnell passiert: Der Kunde nennt beim Bezahlen ein falsche Tanksäulennummer oder irrt sich bei der Zigarettenmarke. Folglich führt der Stationsmitarbeiter einen Storno durch. Diesen kann der Mitarbeiter aber auch durchführen, wenn kein Kunde etwas umtauschen möchte und sich somit das Geld in den eigenen Geldbeutel stecken. Denn auf der Tagesabrechnung ist der Stornobetrag damit nicht in der Bargeldsumme enthalten. Das heißt, dass die Anzahl der Vorgänge, die zu einem Storno führen, so gering wie möglich gehalten werden sollten und alle Stornos bzw. Warenrücknahmen am Abend kontrolliert werden müssen. Durch betrügerisch herbeigeführte Stornierungen können nicht nur hohe Verluste für den Betreiber entstehen, sie können auch zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen. Denn häufige Stornos könnten den Anschein erwecken, Einnahmen nicht versteuern zu wollen.

Stationskunden

Sogenannte Stationskunden, die ein bis zwei Mal im Monat eine Rechnung der Tankstelle bekommen, bieten ebenfalls eine Gelegenheit zur Manipulation. Zahlt zum Beispiel ein Kunde in Bar, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, den Betrag zusätzlich auf die Rechnung eines Stationskunden zu buchen. Den Barbetrag könnte sich der Mitarbeiter also einstecken. Bei Rechnungserstellung läuft er natürlich Gefahr entdeckt zu werden, da dem Kunden dann eine zu hohe Rechnung zugestellt wird. Hat der Mitarbeiter allerdings Zugriff auf die Verwaltung der Stationskunden, kann er die Beträge einfach wieder aus der Kundenverwaltung entfernen. So fällt der Betrug nicht über eine falsche Rechnung auf. Um diesem geschickten Vorgehen auf die Schliche zu kommen, muss mit dem Rechnungslauf abgeglichen werden, was auf den Kunden verbucht wurde und was im Monatsabschluss als Betrag für Stationskunden erfasst wurde. Dabei vorliegende Differenzen weisen auf eine Manipulation hin. Falls an der Station umsetzbar, ist eine Flottenkarte eine gute Lösung, um Betrug auf diese Weise zu verhindern.

Getränkeautomat / Kaffee

Werden Getränke aus einem Automaten herausgegeben, gibt es keine Kontrolle, ob sie auch in die Kasse eingegeben wurden. Gewerbliche Kaffeemaschinen allerdings haben ein Zählwerk das ermöglicht, die Differenz zwischen den in die Kasse eingegebenen und tatsächlich hergestellten Tassen zu kontrollieren. Vorsicht muss auch bei der Bewirtung von Geschäftskunden gelten. Oftmals wird Kaffee von dem Tankstellenmitarbeiter auf eine hierfür vorgesehene Karte gebucht, obwohl kein Geschäftskunde vor Ort ist. So kann am Ende des Monats das Geld von ihrem Gehalt einbehalten werden und der Verzehr über die Warenwirtschaft kontrolliert werden. Wichtig wäre auch dem Mitarbeiter, wenn gewünscht, die Möglichkeit zu geben, eigen verzehrte Produkte ebenfalls über eine Stationskarte zu erfassen und nicht bar zu bezahlen.

Zeitschriften

Bei Zeitschriften und Zeitungen sollte immer darauf geachtet werden, den Zeitpunkt der Rücklieferung nicht zu verpassen. Aber auch die Gutschrift des Grossisten muss regelmäßig, zumindest in Stichproben, kontrolliert werden. Gerade bei hochpreisigen Zeitschriften laufen hier schnell aufs Jahr hohe Beträge auf.

Pfand

Es kommt vor, dass Mitarbeiter Pfand verbuchen und Geld aus der Kasse nehmen, obwohl kein Pfand von einem Kunden abgegeben wurde. Hiergegen können lediglich die Pfandausgaben beobachtet werden: Sind sie unüblich hoch oder steigen stetig an, stimmt etwas nicht.

Münzgeräte

Ob Münzkaffeeautomat, Sauger oder anderweitige Münzgeräte: Das Kleingeld kann beim Entleeren dazu verführen, mal eine Hand voll in die eigene Tasche zu stecken. Der Betreiber hat darüber nur Kontrolle, wenn die Automaten Zählwerke besitzen und diese mit dem herausgenommenen Betrag verglichen werden können. Ansonsten bleibt nichts anderes übrig als den Automaten selbst zu leeren.


eft / JP



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