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Verfahrensdokumentation – Digitale Wege

  1. Verfahrensdokumentation

Bereits mit Schreiben vom 14.11.2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesministerium der Finanzen festgelegt, dass ein Unternehmen für jedes Datenverarbeitungssystem des Betriebs eine Verfahrensdokumentation erstellen muss.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation. Darüber hinaus müssen Regelungen zum internen Kontrollsystem vorhanden sein. Grundsätzlich müssen aus einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation der Inhalt, der Aufbau, der Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein, so dass sich sachverständige Dritte, z.µB. Betriebsprüfer, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen können.

Im Rahmen einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung hat ein Prüfer das Recht, sich die Verfahrensdokumentation vorlegen zu lassen. Sollte diese nicht vorgelegt werden können, könnte ein Betriebsprüfer die Buchführung verwerfen, wenn er diese nicht nachvollziehen kann.

Das wichtigste Datenverarbeitungssystem einer Tankstelle ist das elektronische Kassensystem. Somit ist das Herzstück der Verfahrensdokumentation die Beschreibung der technischen Abläufe und Verfahren rund um die Kasse. In dieser Verfahrensdokumentation sollten vor allem die kassenrelevanten Abläufe wie z.µB. die Vorgehensweise bei Tankbetrug, die Aufzeichnung von Bruch und Verderb, die Behandlung von Stornierungen und Warenrücknahmen und die Erfassung des Münzgeldes aus dem Münzsauger oder den Waschboxen beschrieben werden. Insbesondere im Hinblick auf die Kassennachschau sollte die Erstellung dieser Verfahrensdokumentation mit besonderer Aufmerksamkeit und Sorgfalt erfolgen.

  1. Digitale Wege

Grundsätzlich müssen eingehende Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Elektronisch eingehende Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren, in Papierform eingehende Unterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden.

Nach den GoBD besteht die Möglichkeit, in Papierform empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege elektronisch bildlich zu erfassen und elektronisch aufzubewahren. Die bildliche Erfassung kann z.µB. mit einem Smartphone oder einem Scanner erfolgen. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass die bildlich erfassten Belege mit dem Originalbeleg übereinstimmen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die elektronischen Belege nicht nachträglich verändert werden können.

Die Umwandlung von der Papierform in die elektronische Form muss mit einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden, die besondere Anforderungen erfüllen muss. Nur wenn diese besonderen Anforderungen erfüllt werden, können die Papierbelege vernichtet werden.

  1. Fazit

Eine gute Verfahrensdokumentation hilft nicht nur, die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen, sondern hilft auch im Unternehmen, die Arbeitsabläufe zu optimieren. Bei der Erstellung der benötigten Verfahrensdokumentation hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

 

CONTAX Steuerberater

 

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